一、云 PMS 是什么
云 PMS 即云酒店管理系统，是基于云计算，构建于云服务器，进行酒店信息管理的酒店管理系统软件。它具有诸多显著特点。
首先，云 PMS 具有网络化特点。用户可以通过电脑、手机、电视等电子应用产品终端，经由互联网获得云服务，随时随地管理酒店信息。例如，酒店管理人员可以通过手机 PMS 随时随地查看酒店运营数据和各种报表，高效便捷，让管理者的碎片时间更有价值。
其次，云 PMS 安全性高。它采用先进的数据加密技术和备份机制，确保酒店数据的安全性，防止数据泄露和丢失。同时，云平台具备防火墙、入侵检测等安全机制，有效抵御网络攻击和恶意行为，保障系统稳定运行。严格遵守隐私保护法规，对酒店和客户信息进行保密处理，确保客户隐私安全。
再者，云 PMS 可整合大数据进行计算。通过对酒店业务数据进行深入分析，为酒店管理者提供有价值的洞察和决策支持。基于历史数据和机器学习算法，云平台可以预测未来一段时间内的酒店业务趋势，并提前发现潜在问题，为酒店管理者提供预警。还能根据酒店业务数据和行业最佳实践，为酒店管理者提供智能化的建议和改进措施，帮助酒店提升运营效果和客户满意度。
总之，云 PMS 以其网络化、安全、可整合大数据等特点，成为目前酒店行业的主流管理软件。
二、云 PMS 的优势总览
（一）创新与高效
1. 每个新版本引入新功能，提升宾客体验和运营效率。
云 PMS 不断推陈出新，每个新版本都带来令人惊喜的新功能。例如，通过引入智能客房分配系统，根据宾客的偏好和需求自动分配最适合的房间，大大提升了宾客的入住体验。同时，新功能还包括更高效的订单管理系统，能够快速处理预订、入住和退房等流程，提高酒店的运营效率。
2. 实现多项行政事务自动化，节省团队时间精力。
云 PMS 可以实现多项行政事务的自动化，如自动生成报表、自动发送提醒邮件等。据统计，使用云 PMS 后，酒店团队在行政事务上花费的时间减少了约 30%，从而有更多的精力投入到为宾客提供优质服务中。
（二）成本与便捷
1. 降低软件和硬件前期资本支出，简化 IT 架构。
传统的酒店管理系统需要大量的硬件设备和软件投入，而云 PMS 则大大降低了这些成本。以一家中等规模的酒店为例，采用云 PMS 可以节省约 40% 的软件和硬件前期资本支出。同时，云 PMS 简化了 IT 架构，减少了维护成本和人力投入。
2. 无前期成本，易于安装操作，提高员工效率。
云 PMS 无需前期成本，酒店可以根据实际使用情况进行付费，降低了财务风险。而且，云 PMS 易于安装和操作，员工可以快速上手，提高工作效率。例如，新员工培训时间从传统系统的一个月缩短至一周左右。
3. 软件自动升级，无额外费用，无需驻场 IT 支持。
云 PMS 的软件自动升级功能为酒店带来了极大的便利。酒店无需支付额外费用，就可以享受到最新的功能和技术。同时，由于无需驻场 IT 支持，酒店又节省了一笔不小的开支。
（三）数据与安全
1. 集中和保护客户数据，确保数据合规性。
云 PMS 能够集中管理客户数据，通过先进的数据加密技术和备份机制，确保数据的安全性。同时，云 PMS 严格遵守国家和国际的数据合规性规定，保护客户隐私。
2. 有数据安全保障，让酒店放心使用。
云 PMS 具备强大的数据安全保障措施，如防火墙、入侵检测等安全机制，有效抵御网络攻击和恶意行为。酒店可以放心使用云 PMS，不用担心数据泄露和丢失的风险。
（四）连接与整合
1. 提供开放式 API，与第三方无缝快速对接。
云 PMS 提供开放式 API，能够与拥有创新技术的第三方实现系统的无缝、快速对接。例如，Oracle 旧版的 OPERA PMS 只有 400 个 API 接口，而升级后的 OPERA Cloud PMS 有 3000 个 API 接口。这样的连接能力使得酒店能够快速接入各种创新且必要的应用和服务。
2. 系统整合能力强，实时同步数据，保持竞争优势。
云 PMS 的系统整合能力非常强，可以实时同步数据，让酒店的各个部门之间实现高效协作。例如，酒店的前台、客房服务、餐饮部门等可以通过云 PMS 实时共享宾客信息，提高服务质量和效率。同时，强大的系统整合能力也让酒店在激烈的市场竞争中保持优势。
（五）个性化服务
1. 获得全方位宾客资料，提供个性化体验。
云 PMS 可以获得全方位的宾客资料，包括宾客的消费习惯、偏好等。酒店可以根据这些资料为宾客提供个性化的服务，如定制化的住宿服务、餐饮推荐等，提升宾客的满意度和忠诚度。
2. 满足宾客需求，提升客户终身价值。
通过提供个性化服务，云 PMS 能够满足宾客的需求，提升客户终身价值。酒店可以根据宾客的历史消费记录和偏好，为其提供专属的优惠和奖励，吸引宾客再次入住。同时，个性化服务也能够提高宾客的口碑传播，为酒店带来更多的潜在客户。
三、云 PMS 与传统 PMS 对比
（一）开放程度不同
云 PMS 以互联网和云计算为技术基础，具有广泛的连接性，能够将酒店内外部资源无缝连接，实现资源的合理分配与二次整合，价值最大化。例如，集团与分店的信息实时传输、分店之间的会员共享、酒店联盟之间的资源置换、直连 OTA、微信预订、酒店官网、在线支付、自助机等都是具体体现。而传统 PMS 相对封闭，功能局限于酒店内部管控，难以满足新时代酒店发展对资源整合和连接外部的需求。采购和维护传统 PMS 需要投入较高成本，且更无从谈集团化管控和在线营销。
（二）服务模式不同
云 PMS 采用 SaaS 服务模式，酒店可根据自身需求灵活选择功能模块、自由组合、合理配置。同时，可选择租赁或者购买的方式使用云 PMS 产品及服务。以绿云为例，作为 SaaS 模式的倡导者，迄今已获得包括君澜在内的 7000 余家酒店的认可。相比之下，传统 PMS 由于采用 C/S 架构，必须采购客户机、服务器、操作系统和数据库，成本高且维护麻烦。
（三）部署方式不同
云 PMS 将服务器部署于云端，如绿云创造性地开发出了 “集中 + 分布” 的混合部署模式，为不同酒店提供了多种选择。酒店无需考虑维护问题，各种大数据交给专业的数据公司进行管理和维护，更加安全可靠且成本低。同时，云 PMS 系统可免费升级、定期迭代。而传统 PMS 只能购买服务器在本地部署，集团与分店、分店与分店之间各自独立，信息单向传输和滞后，无法实现全局营销、产品创新重组等功能。
四、云 PMS 的应用场景
（一）酒店行业
1. 管理酒店业务各方面，如预订、入住退房等。
云 PMS 在酒店行业中，能够高效地管理酒店业务的各个方面。从预订环节开始，客人可以通过多种渠道进行预订，云 PMS 能够实时同步预订信息，确保酒店准确掌握房间库存情况。在入住环节，客人可以通过自助设备快速办理入住手续，减少排队等待时间。例如，绿云与支付宝共同研发的 “智慧住全链路解决方案”，客人在全网络各渠道预定酒店后，支付宝将显示行程通知，进入在线选房功能。在大堂，客人可以通过支付宝蜻蜓智能设备办理入住授权，系统自动查找订单并查验健康码，计算押金和房费金额，启动信用住、免押功能等，平均可以做到 30 秒快速入住。退房时，客人也可以通过自助设备或手机 APP 快速办理退房手续，提高客人的满意度。
2. 集成酒店后台系统，提高开单准确性。
云 PMS 能够集成酒店的后台系统，如财务系统、库存管理系统等，实现数据的实时同步和共享。在开单环节，云 PMS 可以自动获取客人的消费信息，准确生成账单，避免人工操作的错误。例如，客人在酒店的餐厅消费后，订单可以实时到达后厨系统和财务系统，取消纸质菜单及订单，实现无纸化下单。同时，云 PMS 还可以支持多种支付方式，方便客人支付，提高开单的准确性和效率。
3. 高效酒店分销，提高入住率和 ADR。
云 PMS 能够帮助酒店实现高效的分销，提高入住率和平均房价（ADR）。云 PMS 可以与多个分销渠道进行对接，如 OTA 平台、酒店官网、微信预订等，实时同步房间库存和价格信息，实现多渠道的统一管理。同时，云 PMS 还可以根据市场需求和酒店的经营策略，灵活调整价格和库存分配，实现收益最大化。例如，酒店借助基于云的酒店 PMS 可以有效地管理各种分销渠道的价格和客房分配，从而最大限度地提高入住率、价格和收入。
（二）民宿领域
1. 适合民宿业主需求，提供易部署好操作工具。
云 PMS 非常适合民宿业主的需求，能够为他们提供易部署、好操作的有效工具。民宿一般规模较小，管理相对简单，不需要过于复杂的功能。云 PMS 可以根据民宿的特点，提供简洁明了的操作界面和功能模块，让民宿业主能够快速上手。例如，睿沃科技与昱恒科技合作共同研发的三系 PMS 已经正式上线，主要为小微民宿业主提供易部署、好操作的有效工具，希望一直被忽略的下沉市场的民宿和酒店业主也能站在时代的风口，抓住机会，运营好自己的酒店。
2. 助力乡村民宿转型，促进乡村经济发展。
云 PMS 将成为未来下沉市场的主力军，助力乡村民宿转型，促进乡村经济发展。民宿软件不大适合用酒店类型的 PMS，除了价格过于昂贵之外，最主要还是应该要选取比较懂民宿的软件。云 PMS 能够满足民宿的特殊需求，如当天入住的客户统计、简单的财务数据统计和分析、订单预定统计、多平台管理、库存动态管理等。同时，云 PMS 还可以为乡村民宿提供更多的营销渠道和服务支持，提高民宿的知名度和竞争力。例如，订单来了是非标住宿行业领先的移动互联云 PMS，是以 PMS 为基础，聚合全渠道的营销管理生态平台，为酒店 / 民宿提供信息化一体解决方案。已累计服务国内外 400 + 城市、30000 + 商家，精品酒店、精品民宿、城市民宿及特色营地的头部品牌都在使用订单来了。
（三）项目管理
1. 标准化项目管理模板和任务项，高效协同。
得帆云 PMS 项目管理系统包含精简版和企业版，适用于不同规模的企业。产品提供标准化项目管理模板和任务项，建立基于关键任务驱动的规范机制，并通过任务实现工作高效协同。例如，在项目准备管理阶段，创建项目预算，选择对应项目进行预算创建，项目预算中包含人天成本、项目费用、外购成本、自营成本等。预算创建成功并审批完成后即可开始申请项目立项。在项目实施管理阶段，项目经理根据项目中物料需求发起采购申请，每个项目支持分批发起采购申请。采购申请审批通过后，采购员根据采购申请创建采购订单进行物料采购。
2. 实现项目全生命周期管理，提高财务核算准确度。
得帆云 PMS 项目管理系统实现立项、计划、执行、验收贯通的项目全生命周期管理，拉通售前、交付、财务等环节，实现财务业务一体化，提高财务核算准确度和及时性。例如，在项目结项管理阶段，项目实施完成后，即可发起结项申请，并上传相关结项材料，结项申请通过后，进入运维阶段。项目结项后将由该项目客户成功经理对项目交付结果打分，通过项目需求、项目进度、交付质量、客户满意度几个维度进行打分。
3. 提升项目信息透明度，提供多维报表体系。
得帆云 PMS 项目管理系统提升项目信息透明度，提供区域、产品线等多维报表体系，实现准确、及时的执行绩效监控和分析。例如，产品功能架构包含 LTC 整个业务流程核心功能，产品功能介绍中包括项目准备管理、项目实施管理、项目结项管理等各个环节的详细功能，同时提供多种报表功能，方便企业掌握整体生意脉络。如运营、流水、销售等多维度数据及报表，让企业能够实时了解项目进度和执行情况，辅助决策制定。
五、云 PMS 的未来展望
云 PMS 在酒店管理中扮演着至关重要的角色。随着科技的不断进步和酒店行业的持续发展，云 PMS 的重要性愈发凸显。
一方面，云 PMS 能够整合智能化，将酒店的各个系统进行高效整合，如房券预订系统、厨房管理系统、支付系统等，构成完整的综合管理系统，提升酒店服务的效率和便利性。数据显示，整合智能化的酒店 PMS 能够提高酒店运营效率约 20%。
另一方面，云技术的应用使云 PMS 具备可扩展性、可访问性，降低酒店在技术方面的运营和维护成本。与混合云模式不同，纯云架构的 PMS 系统能够充分发挥移动性，实现数据的实时同步和远程访问，使酒店管理者能够随时随地管理和运营酒店。据统计，采用纯云架构的酒店 PMS 可降低运营成本约 30%。
然而，云 PMS 也面临着一些挑战。例如，数据安全和隐私保护问题仍需要加强关注。随着数据隐私性和安全性日益重要，云 PMS 需要配备强大的安全举措和合规协议，以保护客人数据及酒店运营数据，避免泄露。同时，依赖于外部云服务平台存在潜在风险，如平台故障可能导致酒店业务中断。此外，市场竞争激烈，同质化现象较为严重，云 PMS 供应商需要不断创新，提供差异化的服务，以满足不同酒店的需求。
尽管面临挑战，但云 PMS 的潜力巨大。未来，云 PMS 将成为酒店管理的主流趋势。随着 5G、人工智能等新技术的应用，云 PMS 将为酒店提供更加智能化的服务，提升宾客体验。例如，利用人工智能技术，云 PMS 可以实现智能预测、自动优化等功能，提高系统的智能化水平。同时，生态链构建完善，将为云 PMS 提供更加多元化的服务，满足酒店的各种需求。
总之，云 PMS 在酒店管理中具有重要地位，虽然面临挑战，但潜力巨大，将成为酒店管理的主流趋势。酒店应积极拥抱云 PMS，充分发挥其优势，提升酒店的竞争力和服务质量。