一、酒店 PMS 的重要性
酒店 PMS 在现代酒店管理中起着至关重要的作用。首先，它极大地提升了酒店的运营效率。传统的酒店管理流程依赖纸质和电子表格，耗时耗力且容易出错。而酒店 PMS 能够准确及时地反映酒店当前的业务状况和房源状况，快速实现客人预订、财务对账等一系列任务。例如，尚美数智酒店集团在数字化转型过程中，成功运用 PMS 实现了从经济型到高端酒店以及零售和餐饮等 28 个品牌的全方位布局。
其次，酒店 PMS 优化了服务质量。它支持预定、退房功能、客房管理、能耗管理、早餐核验、订单处理、移动查房等远程操作，为客人提供更加便捷的服务体验。对于酒店管理者来说，PMS 系统上线后，实时了解运营情况，实现酒店移动办公场景，如实时房态、实时营业数据等都可随时查看营业报表、经理报表、财务报表，为管理者提供精准的数据分析和决策支持。
再者，酒店 PMS 有助于实现客户资源全周期管理。在客户入住前、入住中、入住后的每一个细节上都为客户提供更好的服务，从而提升酒店运营管理能力。像五象山庄选择切换到罗盘 QTELS 一体化酒店管理系统后，开启了集团数字化变革与精细化运营之旅，在服务东博会系列论坛中得到主办方高度赞扬和与会宾客的肯定，多次荣获中国酒店业卓越服务酒店等荣誉。
总之，酒店 PMS 是现代酒店管理的核心工具，对提升酒店效率、优化服务质量、实现客户资源全周期管理具有重大意义。
三、选择酒店 PMS 的要点
（一）系统稳定性
系统稳定性是酒店正常运营的关键。一个稳定的 PMS 系统可以确保酒店在高峰时期也能高效处理预订、入住、退房等业务，避免因系统故障而给客人带来不良体验。酒店在选择 PMS 时，可以通过试用一段时间来检验系统的流畅度。例如，一些酒店在选择新的 PMS 系统时，会先进行为期一个月的试用，观察系统在不同业务场景下的表现，如大量客人同时办理入住和退房时，系统是否会出现卡顿或死机的情况。
（二）操作简易性
操作简易的软件能让员工快速上手，提高工作效率。软件应具有直观的界面，清晰的操作流程，便于员工学习掌握。例如，一些 PMS 系统采用简洁的图标和菜单设计，员工只需经过简单的培训就能熟练操作。同时，能一步操作好的功能，就不要设计成两步，减少操作的复杂性。
（三）系统安全性
系统提供商需要建立完善的安全保障体系，确保客人信息和酒店数据的安全。在数据泄露事件频发的今天，这一点尤为重要。系统应具备加密技术、权限管理等功能，防止数据被非法获取。同时，对于突发事件，如黑客攻击、系统故障等，应有应急预案和解决方案。例如，某连锁酒店的 PMS 系统在遭遇黑客攻击时，能够迅速启动应急预案，将损失降到最低。
（四）功能性强
一个功能强大的酒店管理软件应涵盖前台收银、商品管理、会员管理等多方面功能。前台收银功能应严格按财务制度分 “借”“贷” 记账，自动检验客账余额平衡，确保押金收退处理规范。商品管理功能应支持商品部管理、商品消费、退单管理等操作。会员管理功能可以对客户的入住记录、偏好以及历史交易信息进行跟踪和管理，为客人提供个性化服务。例如，如家酒店的 PMS 系统在这些功能方面表现出色，为酒店的高效运营提供了有力支持。
（五）报表丰富
专业的报表对酒店管理至关重要。丰富的报表功能可以满足酒店前台接入班、财务核算及管理层数据分析需求。例如，销售报表可以帮助酒店了解不同渠道的销售情况，财务分析报表可以为酒店的财务管理提供决策依据。同时，报表应支持导出统计，方便酒店进行财务审核和数据分析。
（六）扩展性能好
酒店管理系统应具备二次开发能力，以满足酒店不断发展的需求。随着酒店业务的拓展，可能需要连接第三方设备，如人脸识别门锁、智能客房设备等。一个具有良好扩展性能的 PMS 系统可以轻松实现与这些设备的连接，提升酒店的智能化水平。例如，一些酒店的 PMS 系统通过与智能门锁供应商合作，实现了客人刷身份证自动开门的功能。
（七）维护方便
软件应支持在线升级，确保系统始终保持最新状态，及时修复漏洞和添加新功能。安装应快捷简便，减少酒店的技术投入和时间成本。同时，便于新员工培训，使他们能够快速熟悉系统操作。例如，一些 PMS 系统提供在线培训课程和操作手册，帮助新员工快速上手。
（八）可持续发展
选择有创新能力、发展稳定的软件企业合作非常重要。这样的企业能够不断推出新功能，适应市场变化，为酒店提供长期的技术支持。例如，一些新兴的互联网品牌 PMS 系统不断进行技术创新，采用移动互联网、大数据、人工智能等技术，为酒店提供更加便捷、高效的管理方式。同时，稳定的发展态势可以确保软件的持续更新和维护，保障酒店的长期利益。
四、好的酒店 PMS 特点
（一）安全稳定
在当今数字化时代，酒店数据的安全稳定至关重要。优秀的 PMS 系统充分运用云服务的优势，随时储存和备份客户数据。据统计，采用云服务的 PMS 系统能够将数据丢失的风险降低 90% 以上。通过优化数据保护和恢复机制，即使在面临网络攻击或硬件故障等突发情况时，也能确保酒店数据的安全性和业务的连续性。例如，某知名酒店在遭遇黑客攻击时，由于其使用的 PMS 系统具备强大的云服务安全保障，成功抵御了攻击，没有造成任何数据泄露和业务中断。
（二）功能聚合
现代优秀的 PMS 系统不仅具备基础的房态管理功能，还能实现与外部渠道平台（如 OTA 平台）对接、接口（酒店数智硬件）对接等诸多利于酒店运营的链接功能及扩展功能。同时，优秀的 PMS 系统重视用户界面（UI）和用户体验（UX）的设计，通过简化操作流程和提升交互设计，使 PMS 界面更直观、更易用、更贴合业务操作人员的实际需求。例如，一些酒店的 PMS 系统通过与 OTA 平台对接，实现了房源信息的实时同步，提高了客房的预订率。此外，简洁明了的操作界面和流畅的交互体验，让酒店员工能够快速处理业务，提高工作效率。
（三）迭代升级
科技日新月异，优秀的 PMS 系统必须拥有迭代升级能力。这种能力源于专业的程序设计师团队以及大量的用户数据反馈。专业的程序设计师团队能够及时捕捉市场动态和技术趋势，为 PMS 系统的升级提供技术支持。而大量的用户数据反馈则可以帮助系统开发者了解用户需求和使用痛点，从而有针对性地进行改进和优化。例如，某酒店 PMS 系统通过收集用户反馈，发现客人对移动端预订和入住的需求不断增加，于是及时进行了系统升级，推出了更加便捷的移动端应用，受到了客人的广泛好评。
（四）注重服务
优秀的 PMS 系统除了前端丰富的功能聚合外，还会在后端建立一支专业可靠的售后团队，并且具备通畅及时的沟通及售后服务机制。在旅游旺季等关键时刻，酒店遇到问题时能够立马得到有效解决，确保承载客流不间断。例如，某连锁酒店在旅游旺季时，PMS 系统出现了故障，售后团队在接到通知后，迅速响应，仅用了半个小时就解决了问题，保障了酒店的正常运营。
（五）数据分析
强大的数据分析及报告功能是优秀 PMS 系统的重要特点之一。它可以通过对过去业绩数据的分析来预测酒店未来一段时间内的收益情况，从而提示酒店管理人员进行市场营销策略的及时调整及布置。同时，客户管理系统能够精准建立客人住宿资料卡，画像，AI 智能分析用户消费习惯，助力酒店更精准地挖掘客户需求，实现大数据精准服务，提高客户服务效果。据统计，使用具备数据分析功能的 PMS 系统的酒店，平均收益增长幅度可达 20% 以上。
（六）移动端功能丰富
随着酒店工作场景的逐渐多样化，手机、iPad 等设备要能与 PMS 适配。这样不仅能加速酒店快速办理业务，提升酒店经营效率，节省客户时间，还能使酒店的工作人员实现移动 + 远程办公，提升酒店运营效率。同时，酒店客户对通过移动端平台进入酒店私域运营系统（如会员系统）的接受度也更高，有利于酒店提升用户转化和积累，进而方便酒店根据不同需求的客户推出定向产品和服务，提升用户实际体验。例如，某酒店通过推出移动端的会员系统，吸引了大量客户注册成为会员，会员消费金额占酒店总收入的比例提高了 30%。
（七）定制化功能
随着酒旅市场的急速恢复和发展，Z 世代成为旅住消费主力军，他们对入住呈现出越来越多的个性化和科技化需求。优秀的 PMS 系统能够根据不同酒店、不同营销及管理方案，提供定制化 SaaS 服务，为酒店量身定制一款个性化系统。从功能上降本增效，率先实现竞争力领先，帮助酒店获得更多客户的青睐。例如，某主题酒店根据自身的特色和客户需求，定制了一款 PMS 系统，实现了客房预订、餐饮服务、娱乐活动等一站式管理，大大提高了客户满意度和酒店的竞争力。